Aktieägarna i Elanders AB (publ) kallas till årsstämma torsdagen den 25 juni 2020, kl. 10.00 på Södra Porten, Flöjelbergsgatan 1 C, Mölndal.
INFORMATION MED ANLEDNING AV COVID-19 (CORONAVIRUSET)
Mot bakgrund av den pågående smittspridningen av coronaviruset kommer ett antal säkerhetsåtgärder att vidtas i samband med årsstämman för att minska risken för aktieägare och andra som deltar vid stämman:
Elanders följer utvecklingen gällande coronaviruset noggrant liksom råd och föreskrifter från myndigheter, och kommer publicera uppdaterad information om årsstämman på webbplatsen om nödvändigt.
RÄTT ATT DELTA
Rätt att delta i stämman har den, som dels upptagits som aktieägare i den av Euroclear Sweden AB förda aktieboken avseende förhållandena torsdagen den 18 juni 2020, dels senast torsdagen den 18 juni 2020 anmält sin avsikt att delta i stämman.
Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier måste inregistrera aktierna i eget namn hos Euroclear Sweden AB för att få delta i stämman. Sådan registrering, som kan vara tillfällig, begärs hos den som förvaltar aktierna och måste vara verkställd torsdagen den 18 juni 2020. Detta innebär att aktieägare i god tid före denna dag måste meddela sin önskan härom till förvaltaren.
I Elanders finns totalt 35 357 751 aktier, varav 1 814 813 A-aktier med tio röster per aktie och 33 542 938 B-aktier med en röst per aktie. Aktierna berättigar till sammanlagt 51 691 068 röster. Bolaget innehar inga egna aktier.
ANMÄLAN
Anmälan kan ske på bolagets hemsida, www.elanders.com, alternativt via e-post arsstamma@elanders.com, skriftligen till Elanders AB (publ), Årsstämman, Flöjelbergsgatan 1C, 431 35 Mölndal eller på telefon 031-750 07 21. Vid anmälan ska anges namn, person- eller organisationsnummer, adress och telefonnummer, antal aktier samt, i förekommande fall, det antal biträden (högst två) som avses medföras vid stämman.
Aktieägare som företräds av ombud ska utfärda fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdas av en juridisk person ska registreringsbevis eller motsvarande som utvisar behörig firmatecknare bifogas. Fullmakten i original samt eventuellt registreringsbevis eller motsvarande bör i god tid före stämman insändas till bolaget på adress enligt ovan. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på www.elanders.com och kan även beställas från bolaget på ovan angivna adress.
POSTRÖSTNING
Aktieägare rekommenderas utöva sin rösträtt vid stämman genom att rösta på förhand, s.k. poströstning. Vid poströstning ska ett särskilt formulär användas som finns tillgängligt på www.elanders.com. Vid behov kan detta formulär skickas i pappersformat till aktieägare som så önskar. Separat anmälan behöver inte göras vid poströstning utan det ifyllda och underskrivna formuläret gäller som anmälan till stämman.
Det ifyllda formuläret kan skickas via e-post till arsstamma@elanders.com alternativt postas i original till Elanders AB (publ), Årsstämman, Flöjelbergsgatan 1C, 431 35 Mölndal. För att gälla som anmälan måste det ifyllda formuläret vara Elanders tillhanda senast torsdagen den 18 juni 2020. Om aktieägaren är en juridisk person ska registreringsbevis eller annan behörighetshandling biläggas formuläret. Detsamma gäller om aktieägaren förhandsröstar genom ombud. Formuläret kan också skrivas under elektroniskt med BankID på www.elanders.com. För att gälla som anmälan måste elektronisk underskrift vara registrerad senast torsdagen den 18 juni 2020. Aktieägaren får inte förse förhandsrösten med särskilda instruktioner eller villkor. Om så sker är rösten ogiltig. Ytterligare anvisningar framgår av poströstningsformuläret.
FÖRSLAG TILL DAGORDNING
UTDELNING (PUNKT 10 b)
Styrelsen föreslår att ingen utdelning lämnas för verksamhetsåret 2019 och att de till årsstämmans förfogande stående vinstmedlen överförs i ny räkning.
STYRELSE M M (PUNKT 2 och 11 – 14)
Valberedningen, som består av Carl Bennet (Carl Bennet AB), ordförande, Hans Hedström (Carnegie Fonder), Fredrik Karlsson (Svolder), Carl Gustafsson (Didner & Gerge Fonder) och Sophie Nachemson-Ekwall (representant för de mindre aktieägarna), föreslår:
Förslaget avseende revisor överensstämmer med revisionsutskottets rekommendation.
För ytterligare information om de föreslagna styrelseledamöterna, se valberedningens förslag som finns tillgängligt på bolagets hemsida.
VALBEREDNING (PUNKT 15)
Valberedningen föreslår att årsstämman beslutar:
RIKTLINJER FÖR ERSÄTTNING TILL LEDANDE BEFATTNINGSHAVARE (PUNKT 16)
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare i huvudsak innebärande följande. Ersättning och andra anställningsvillkor för ledande befattningshavare ska vara marknadsmässiga och konkurrenskraftiga på varje marknad där Elanders verkar så att kompetenta och skickliga medarbetare kan attraheras, motiveras och behållas. Den totala ersättningen till ledande befattningshavare ska bestå av grundlön, rörlig lön, pension samt övriga förmåner. Den rörliga ersättningen ska vara begränsad och kopplad till förutbestämda och mätbara kriterier utformade med syfte att främja bolagets långsiktiga värdeskapande. Styrelsen ska ha rätt att frångå riktlinjerna om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det.
HANDLINGAR
Årsredovisning samt fullständigt beslutsunderlag i övrigt hålls tillgängligt hos bolaget och på dess hemsida, www.elanders.com, senast tre veckor före stämman. Kopior av handlingarna sänds till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. Kopior kommer även att delas ut vid stämman.
Aktieägarna erinras om sin rätt att begära upplysningar enligt 7 kap 32 § aktiebolagslagen.
För information om hur dina personuppgifter behandlas, se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf. Elanders har organisationsnummer 556008-1621 och säte i Mölndals kommun.
PROGRAM FÖR AKTIEÄGARNA
09.30 Inregistrering öppnas
10.00 Årsstämman startar
Mölndal i maj 2020
Styrelsen för Elanders AB (publ)
Bilaga